Schrittweises Projektmanagement für Teamevents
Das Geheimnis eines unvergesslichen Teamevents? Ein straffes Projektmanagement, das sicherstellt, dass nichts übersehen wird! Besonders bei der Organisation eines größeren Teamevents kann das Verwalten aller Aufgaben überwältigend sein. Aber mit der richtigen Planung können Sie alles im Griff behalten, teure Fehler vermeiden und vor allem Zeit sparen.
Bereit, Ihren Planungsprozess zu optimieren? Unten finden Sie das Projektmanagement-Framework, das wir für jedes erfolgreiche Event verwenden. Von der Idee bis zur Party führen wir Sie durch jeden Schritt, zeigen Ihnen, wie viel Zeit Sie einplanen sollten, und weisen auf Dinge hin, die Sie sonst vielleicht übersehen würden.
Die Projektmanagement Schitte
Die Planung eines Teamevents erfordert mehr als nur das Festlegen eines Datums und die Auswahl einer Location. Es geht darum, jedes Detail zu koordinieren, sicherzustellen, dass die Aktivitäten des Events reibungslos ablaufen, und das Budget im Blick zu behalten.
Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie der Planungsprozess aussieht, einschließlich der Zeit, die Sie für jedes Element bei der Planung eines größeren Teamevents benötigen:
Schritt 1: Datum festlegen und Budget definieren
Zuerst – ein Datum festlegen und das Budget setzen. Dieser Schritt ist entscheidend, um die Grenzen für Ihre Planung zu schaffen. Er hält das Teamevent im Rahmen und setzt frühzeitig klare Erwartungen.
Beim Festlegen des Datums für Ihr Teamevent werden Sie es wahrscheinlich nicht allen recht machen können. Hier einige Faustregeln:
- Schulferien prüfen und vermeiden, während dieser Zeit Events zu planen
- Die Verfügbarkeit der Geschäftsleitung abklären
- Donnerstage sind ideal für Teamevents; Dienstage und Mittwoche sind auch geeignet
- Montags und freitags vermeiden
- Für Sommer-Teamevents sind Mai, Juni, Ende August und Anfang September in Deutschland die besten Monate
- Für Winter-Teamevents sind die letzte Novemberwoche, die erste Dezemberwoche und Mitte Januar gute Zeitpunkte zum Feiern
Wenn Sie ein Jahresbudget haben, empfehlen wir, 30% für Ihr Sommer-Teamevent und 70% für das Winter-Teamevent zu verwenden. Winter-Teamevents finden meist drinnen statt, weshalb mehr Budget für die Location eingeplant werden sollte. Im Sommer haben Sie mehr Optionen für kostengünstigeres Catering (z. B. Foodtrucks und Fingerfood); für Winter-Teamevents bietet sich ein Buffet oder ein gesetztes Essen an.
Durchschnittlich benötigte Zeit: 2 Stunden
Schritt 2: Location-Recherche & Besichtigungen
Die perfekte Location zu finden, die Ihrem Budget und Ihrer Vision entspricht, kostet Zeit. Achten Sie bei der Recherche auf folgende Punkte:
- Nähe zum Büro (je näher, desto besser!)
- Gesamteindruck und Atmosphäre
- Coolness-Faktor (eine interessante Location erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Leute kommen!)
Sobald Sie Ihre Optionen gefunden haben, fordern Sie Angebote an. Dies hilft Ihnen, Locations auszusortieren, die nicht ins Budget passen. Danach erstellen Sie eine Shortlist von drei Locations und planen Besichtigungen.
Planen Sie pro Location 30 Minuten für den Besuch ein, plus Reisezeit. Achten Sie bei den Besichtigungen auf folgende Punkte:
- Anfahrtszeit für die Gäste
- Nähe zu öffentlichen Verkehrsmitteln
- Sicherheit der Umgebung, insbesondere bei Nacht
- Barrierefreiheit des Veranstaltungsraums (z. B. für Rollstuhlfahrer)
- Gibt es einen „Chill-out“-Bereich für Pausen?
- Ist die Tanzfläche gut belüftet?
- Technische Ausstattung für den DJ
- Möglichkeiten für Partylighting
- Sauberkeit der Toiletten
- Garderobe und Platz für Taschen
Durchschnittlich benötigte Zeit: 7 Stunden – 1 Stunde für die Organisation der Besichtigungen und 2 Stunden pro Besuch
Schritt 3: Kommunikationsplanung
Jedes großartige Teamevent braucht effektive Kommunikation! Neben der Einladung steigern Informationen zu Location, Catering und Aktivitäten die Vorfreude und motivieren mehr Leute, am Event teilzunehmen. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan und teilen Sie wöchentlich etwas über Ihr Event. Hier einige Punkte, die unbedingt auf Ihren Plan gehören:
- „Save the date“-E-Mail mit Link zu einem Formular für Ernährungsbedürfnisse
- Beitrag im Intranet über die Location der Party
- Beitrag im Intranet über das Menü und die Getränke
- Beitrag im Intranet über den DJ mit Formular zur Sammlung von Songwünschen
- Beitrag über geplante Spiele oder Aktivitäten
- Erinnerungsemail an nicht angemeldete Personen eine Woche vor Anmeldeschluss
- Am Tag des Events/Tag davor: E-Mail mit Wegbeschreibung und Bild des Eingangs
Durchschnittlich benötigte Zeit: 7 Stunden für die Erstellung des Plans, Entwurf der Beiträge, Sammlung der Bilder und Veröffentlichung der Beiträge
Schritt 4: Eventkoordination
Sobald Sie die Location ausgewählt haben, beginnt die Koordination. Ihre Budgetvorlage und der Zeitplan sind in diesem Schritt entscheidend. Eine klare Ordnerstruktur hilft Ihnen, organisiert zu bleiben und effizient zu arbeiten (laden Sie unsere kostenlose Vorlage am Ende herunter!). Hier die wichtigsten Schritte für die Planung von Teamevents:
- Menüfestlegung: Berücksichtigen Sie die Ernährungsbedürfnisse, die Ihr Team bei der Anmeldung angegeben hat, und vermeiden Sie diese in Ihrem Menü.
- Dekoration: Blumen und Deko tragen dazu bei, das Thema des Teamevents zum Leben zu erwecken. Fragen Sie Ihr Branding-Team nach der Corporate Identity Ihres Unternehmens, damit die Farben stimmen!
- Eventablauf: Planen Sie, wann die Türen öffnen, wann das Catering startet und ob es eine Ansprache der Geschäftsleitung geben wird.
- DJ-Briefing: Nutzen Sie die Wünsche, die Sie von Ihrem Team gesammelt haben, und geben Sie dem DJ eine Anleitung, welche Musik gespielt werden soll. Lassen Sie das Event mit entspannter Musik starten und bauen Sie Spannung bis zu den Tanzhits auf!
- Briefing für Fotograf/Videograf: Stimmen Sie sich mit dem Employer Branding ab und fragen Sie, welche Art von Fotos oder Videos nützlich wären. Prüfen Sie mit dem Marketing-Team, ob es Elemente der Corporate Identity gibt, die berücksichtigt werden müssen.
- Zusätzliche Beschilderung: Bereiten Sie Schilder vor, um den Beginn des Caterings oder den Weg zu Toiletten und Garderoben klar zu kennzeichnen.
- Icebreaker-Spiel: Überlegen Sie sich ein Spiel, das Ihrem Team hilft, sich besser kennenzulernen.
- Sicherheitsplan: Erstellen Sie einen Plan für Notfälle (z. B. Evakuierung im Brandfall) und kleinere Vorfälle (z. B. Erste Hilfe bei Verletzungen).
- Zeremonienmeister: Bestimmen Sie jemanden, der spontane Ankündigungen auf Ihrem Event machen kann. Diese Person muss nicht aus der Geschäftsleitung sein, sollte aber bekannt und bühnensicher sein.
- Verlängerungsplan: Legen Sie fest, wie viel eine Verlängerung des Events kostet, wer vor Ort die Entscheidung trifft und wie Sie dies kommunizieren.
Durchschnittlich benötigte Zeit: 25 Stunden, verteilt über 2–3 Wochen
Schritt 5: Vor-Ort-Setup und Koordination
Der große Tag ist endlich da! Planen Sie, zwei Stunden vor Beginn am Veranstaltungsort zu sein, um Folgendes zu erledigen:
- Überprüfen Sie, ob die Deko korrekt aufgebaut wurde
- Stellen Sie zusätzliche Beschilderung auf
- Richten Sie Ihr Icebreaker-Spiel ein
- Briefen Sie das Team für den Check-in (nehmen Sie die Gästeliste mit!)
- Treffen Sie das Sicherheitspersonal und besprechen Sie den Sicherheitsplan
- Stimmen Sie sich mit dem Zeremonienmeister ab und informieren Sie ihn, wo spontane Ankündigungen stattfinden werden
Durchschnittlich benötigte Zeit: 2 Stunden
