Wenn wir an Zusammenkünfte bei der Arbeit denken, konzentrieren wir uns meist auf die spaßigen Dinge: Teamevents, Büroausflüge und Weihnachtsfeiern. Wir vergessen die alltäglicheren Zusammenkünfte, die für viele Menschen den Arbeitstag ausmachen: Meetings.
Erkenntnisse von Dialpad, einem in San Francisco ansässigen Technologieunternehmen, das sich auf Anruftechnologie spezialisiert hat, deuten darauf hin, dass im Jahr 2021 die meisten Menschen bis zu ein Drittel ihrer Arbeitszeit in Meetings verbrachten.
Aber ist es gut investierte Zeit?
Die Forschung sagt (vielleicht) nein. In ihrem State of Meetings Report 2019 hat Doodle einige beunruhigende Erkenntnisse aufgedeckt. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Es muss nicht so sein.
Hier sind 5 Wege, wie Sie die Verhaltenspsychologie nutzen können, um die nächsten von Ihnen organisierten Meetings effektiver und effizienter zu gestalten.
In ihrem Buch „Nudge: Wie man kluge Entscheidungen anstößt“, definieren Richard Thaler und Cass Sunstein einen Nudge als „jeden Aspekt der Entscheidungsarchitektur, der das Verhalten von Menschen auf vorhersehbare Weise verändert, ohne Optionen zu verbieten oder ihre wirtschaftlichen Anreize erheblich zu verändern.“
Mit anderen Worten: Ein Anstoß drängt die Menschen dazu, eine bestimmte Option zu wählen – jedes Mal – und gibt ihnen dennoch das Gefühl, eine Wahl zu haben.
Jeden Tag werden wir von unserer Umgebung in vielerlei Hinsicht angestoßen – manchmal zu unserem Vorteil, manchmal zu unserem Nachteil.
Zum Beispiel kann ein „Opt-out“ die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Sie Organspender werden, und die Anmeldung für eine zukünftige automatische Erhöhung kann Ihnen helfen, mehr für den Ruhestand zu sparen.
Ebenso könnte die Preisbündelung in Ihrem örtlichen Café Sie zu einer täglichen Croissant-Gewohnheit anregen und eine clevere Website-Benutzeroberfläche könnte Sie dazu bringen, mehr zu kaufen, als Sie sollten.
Die gute Nachricht ist, dass jeder Anstöße nutzen kann. Indem Sie ein paar in Ihr nächstes Meeting einbauen, können Sie die Leute dazu bringen, besser vorbereitet zu erscheinen, sicherstellen, dass Sie auf Kurs bleiben, und Maßnahmen auslösen, nachdem das Meeting beendet ist.
Nicht nur ist ihre Nutzung einfach, Sie müssen sie nur einmal einrichten (und können sie dann leicht mit Ihrem Team teilen, um alle an Bord zu holen!).
Nutzen Sie die Meeting-Einladung, um eine Agenda zu erstellen.
Wie Benjamin Franklin berühmterweise sagte: „Indem Sie nicht planen, bereiten Sie sich auf das Scheitern vor.“ Das Gleiche gilt für produktive Meetings: Ohne einen Plan dessen, was Sie erreichen möchten, werden Sie wahrscheinlich nicht mit dem verlassen, was Sie möchten.
Nicht überraschend fand Booqued heraus, dass die meisten arbeitenden Menschen dazu neigen, dem zuzustimmen:
Aber nur weil wir wissen, dass etwas gut für uns ist, bedeutet das nicht, dass wir es tun: 63% der Meetings haben keine festgelegte Agenda und 37% der Meetings haben überhaupt keinen Plan.
Stoßen Sie die Vorbereitung für Ihr nächstes Meeting an, indem Sie ein paar Tage vor dem Meeting eine Agenda senden. Fügen Sie Ihre Ziele für jeden Agendapunkt hinzu, damit die Teilnehmer wissen, wie sie sich vorbereiten sollen.
Glauben Sie, dass die Teilnehmer etwas Spezifisches über das Thema wissen müssen, um beizutragen?
Fügen Sie der Einladung Materialien bei und kennzeichnen Sie diese als „Vorauslesungen“, damit jeder auf demselben Stand erscheint.
Fügen Sie Zeitzuweisungen in die Agenda ein und wiederholen Sie diese auf den Folien.
Das nächstschlimmste nach einem Meeting ohne Agenda?
Ein Meeting mit einer Agenda, die nicht eingehalten wird.
Halten Sie die Dinge am Laufen, indem Sie jedem Agendapunkt Zeitzuweisungen hinzufügen. Dies hilft Ihnen auch zu sehen, ob Ihre Agenda realistisch ist, bevor das Meeting beginnt. Verwenden Sie entweder selbst eine Stoppuhr oder bitten Sie einen anderen Teilnehmer, die Zeit im Auge zu behalten.
Fügen Sie am Ende jeder Sektion eine Folie mit den „nächsten Schritten“ ein.
Dies erinnert Sie daran, eine Pause einzulegen, bevor Sie fortfahren, die Diskussionspunkte zusammenzufassen und darüber nachzudenken, was als Nächstes passieren soll. Der Vorteil hier ist, dass Sie diesen Inhalt für Ihre Zusammenfassung am Ende des Meetings verwenden können, was Ihnen Zeit spart und Ihrem Team hilft, auf Kurs zu bleiben.
Priming besagt, dass die Exposition gegenüber einem Reiz - wie einem Bild, Wort oder Ton - die Reaktion beeinflussen kann, ohne dass wir uns der Verbindung bewusst sind. Einige alltägliche Möglichkeiten, wie wir dazu gebracht werden, uns anders zu verhalten, sind:
Priming beginnt mit einem Reiz. Der Titel, den Sie Ihrem Meeting geben, kann ein großartiger Priming-Faktor sein, der die Art von Verhalten auslöst, die Sie suchen.
Basierend auf dem, was Sie suchen, passen Sie den Titel entsprechend an. Zum Beispiel:
Ihr Meeting-Deck kann auch ein großartiger Ort zum Priming sein. Überlegen Sie, wie die folgenden Eingaben dazu führen könnten, dass Sie sich in einem Meeting anders präsentieren:
Seien Sie absichtlich bei dem, was Sie verwenden. Denken Sie an Ihren Zweck und welche Art von Verhalten Ihnen helfen würde, diesen Zweck zu erfüllen. Denken Sie von dort aus an kleine Möglichkeiten, die Gruppe zu primen.
Framing bezieht sich darauf, wie wir unterschiedlich reagieren, je nachdem, ob etwas positiv oder negativ präsentiert wird - selbst wenn es dasselbe ist.
Viele Technologieunternehmen verwenden Framing, wenn sie ihre Richtlinien zur Fernarbeit kommunizieren.
Überlegen Sie, wie Sie sich bei den folgenden Optionen fühlen:
Am Ende ist das Ergebnis dasselbe. Aber wahrscheinlich fühlen Sie sich bei der ersten Option positiver, obwohl sie die zweite impliziert.
Wenn es um Ihr Meeting geht, kann es hilfreich sein, auf das Framing zu achten, wenn Sie die Zustimmung von Stakeholdern sichern oder andere für die Zusammenarbeit an Ihrem Thema begeistern möchten.
Nutzen Sie es, indem Sie einen Schritt zurück von Ihrem Thema machen und bewerten, ob Sie es in einem negativen Licht gerahmt haben. Dies könnte der Fall sein, wenn Ihr Fokus auf:
Ankern bezieht sich auf unsere Tendenz, die erste Information, die wir erhalten, zur Entscheidungsfindung zu nutzen. Dieser kognitive Bias wird oft bei der Preisgestaltung verwendet. Denken Sie zum Beispiel an ein Bekleidungsgeschäft, das sein teuerstes Produkt zuerst auf seiner Website anzeigt. Die folgenden Artikel erscheinen plötzlich viel vernünftiger.
Dieser Bias kann auch genutzt werden, um die Entscheidungsfindung in Meetings zu steuern. Hier sind ein paar Möglichkeiten, wie Sie ihn nutzen können:
Um dies zu tun, beginnen Sie das Meeting, indem Sie den/die Unternehmenswert(e) präsentieren, der/die Ihre Entscheidungen leiten soll/sollen. Erstellen Sie eine Folie mit der Formulierung als Erinnerung und, wenn möglich, erzählen Sie eine kurze Geschichte über den Einfluss, den der Wert auf die Qualität Ihrer Entscheidungsfindung haben könnte.
Ich war einmal an Leistungsmanagement-Bewertungen in einem großen Technologieunternehmen beteiligt, bei dem wir die Meetings damit begannen, wichtige kognitive Verzerrungen zu überprüfen. Wir sprachen über Gruppendenken, den „Mini-me“-Bias und andere, bevor Mitglieder Leistungs- und Beförderungsentscheidungen trafen. Mehr als einmal hörte ich Ausschussmitglieder, die auf die Verzerrungen verwiesen, um andere in den Meetings herauszufordern.
Obwohl es unwahrscheinlich ist, dass Sie Verzerrungen in der Entscheidungsfindung vollständig negieren können, hilft das Bewusstsein dafür, indem Sie die Folien als Anker verwenden, in diese Richtung zu gehen.
1954 erreichte Roger Bannister, was vor ihm niemand geschafft hatte: Er lief eine Meile in unter vier Minuten. Was alle für unmöglich hielten, wurde erreicht.
Beeindruckender ist jedoch, was nur 46 Tage später geschah: John Landy, ein australischer Läufer, durchbrach die Barriere erneut und schlug Bannisters Zeit, indem er es in 3 Minuten 58 Sekunden schaffte. Ein Jahr später durchbrachen drei Läufer die Vier-Minuten-Grenze in einem einzigen Rennen.
Der Punkt ist, dass wir unsere Erwartungen unbewusst an dem ausrichten, was bereits erreicht wurde. Wenn Sie denken, dass Ihr Team die Messlatte nicht hoch genug setzt, könnte es ein guter Ausgangspunkt für das Meeting sein, mit einer Fallstudie zu beginnen, was von einem anderen Team in Ihrer Organisation oder von einem Wettbewerber erreicht wurde.
Der Aktions-Bias beschreibt, wie wir dazu neigen, Handlung gegenüber Nicht-Handlung zu wählen.
Das Ding ist, dass die Wahl, die uns ein gutes Gefühl gibt, nicht immer der effektivste Weg ist.
Überlegen Sie zum Beispiel an Ihr letztes Team-Retro. Wenn Ihre Erfahrung ähnlich war wie meine, haben Sie wahrscheinlich mit einer langen Liste möglicher Maßnahmen und einer guten Portion Energie aufgehört, um sie alle anzugehen.
Wenn Sie sich des Aktions-Bias bewusst sind, können Sie wählen, ob Sie ihn am Ende des Meetings nutzen oder zähmen möchten. So sieht das aus:
Wenn Sie in Richtung Aktion steuern möchten, schaffen Sie am Ende des Meetings Zeit, um über die nächsten Schritte zu sprechen. Erinnern Sie Ihre Gruppe an das Ziel und die mögliche Wirkung, die eine Aktion haben könnte. Definieren Sie gemeinsam Maßnahmen mit hoher Wirkung und verwenden Sie eine Aktions-Prioritäten-Matrix, um zu definieren, mit welcher/n Sie beginnen sollen.
Retros und Team-Offsites drehen sich oft um Aktionen und enden oft mit langen Listen von Punkten. Hier möchten Sie das Verlangen zähmen, alles auf einmal zu tun. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie alle Punkte aufzeichnen. Es ist beruhigend zu wissen, dass Sie zu ihnen zurückkehren können. Verwenden Sie als Nächstes die Aktions-Prioritäten-Matrix, um 1-2 auszuwählen, mit denen Sie beginnen möchten. Richten Sie abschließend ein Folge-Meeting ein, um den Fortschritt oder die Fertigstellung der Maßnahmen zu überprüfen und zu entscheiden, welche Punkte von der Liste als Nächstes angegangen werden sollen.
